Privacy- & Cookieverklaring – WeAssist

Laatst bijgewerkt: februari 2026

1. Identiteit

WeAssist is een handelsnaam van iQFY B.V., een besloten vennootschap naar Nederlands recht, statutair gevestigd te Amsterdam, kantoorhoudende aan de Prins Hendrikkade 48, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 6634935.

In deze privacyverklaring wordt met “WeAssist”, “wij” of “ons” verwezen naar iQFY B.V., handelend onder de naam WeAssist.

2. Waarvoor geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor het gebruik van:

• onze website;
• onze AI-chatbotsoftware;
• onze interne en externe kennisbank (selfservice);
• onze AI-rapportage- en analysetools (Conversational Intelligence).

WeAssist levert software-oplossingen aan organisaties (B2B). Wij bieden zelf geen communicatiekanalen zoals webchat of WhatsApp aan. Koppelingen met externe systemen (zoals ordersystemen) kunnen uitsluitend op verzoek via een API worden gerealiseerd.

3. Rollen en verantwoordelijkheden

De organisatie die WeAssist gebruikt is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze organisatie bepaalt het doel van de verwerking, welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe de software wordt ingezet.

WeAssist treedt op als verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend namens en in opdracht van haar klanten.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de configuratie van de software kan WeAssist onder andere verwerken:

• door gebruikers ingevoerde teksten (bijv. vragen, antwoorden, opdrachten of documenten);
• inhoud en metadata van kennisbankartikelen;
• interactie- en gebruiksgegevens;
• geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gespreksdata voor rapportages;
• technische gegevens zoals tijdstip, sessie-ID en loggegevens.

WeAssist is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens (zoals bedoeld in artikel 9 AVG), tenzij deze vrijwillig door gebruikers worden verstrekt.

5. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• om de AI-chatbot correct te laten functioneren;
• om antwoorden te genereren op basis van kennisbanken;
• om selfservice en interne kennisdeling mogelijk te maken;
• om inzichten te genereren via AI-rapportages;
• om de veiligheid, stabiliteit en kwaliteit van de software te waarborgen.

6. Gebruik van AI

WeAssist kan AI-functionaliteit inzetten om input te interpreteren, relevante kennis te ontsluiten en analyses of rapportages te genereren. AI heeft een ondersteunend karakter en neemt geen besluiten met rechtsgevolgen.

6.1 Toestemming en activering van AI-functionaliteit (opt-in)

Het gebruik van AI-functionaliteit binnen WeAssist is volledig gebaseerd op toestemming. Indien een klant ervoor kiest om de privacyvoorwaarden niet te accepteren, wordt de AI-functionaliteit binnen de software niet geactiveerd.

Klanten kunnen deze keuze op ieder moment aanpassen. Zodra de privacyvoorwaarden alsnog worden geaccepteerd, kan de AI-functionaliteit worden geactiveerd en gebruikt. Deze keuze wordt technisch afgedwongen. Zonder geldige toestemming vindt er geen AI-verwerking plaats.

7. Koppelingen met externe systemen

WeAssist kan op verzoek van klanten worden gekoppeld aan externe systemen via een API. Dergelijke koppelingen worden uitsluitend ingericht in opdracht van de klant en binnen overeengekomen technische en contractuele kaders.

8. Geen geautomatiseerde besluitvorming

WeAssist verricht geen geautomatiseerde besluitvorming of profiling zoals bedoeld in artikel 22 AVG.

9. Met wie delen wij gegevens?

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, zoals hosting- en infrastructuurpartners binnen de Europese Unie.

10. Waar worden gegevens opgeslagen?

Persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Unie. Er vindt geen structurele doorgifte plaats naar landen buiten de EU/EER.

11. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Bewaartermijnen worden door onze klanten bepaald of contractueel vastgelegd.

12. Beveiliging

• versleuteling van gegevens tijdens transport;
• rolgebaseerde toegangscontrole;
• logging en monitoring;
• back-ups en herstelprocedures.

13. Jouw rechten

• inzage;
• correctie;
• verwijdering;
• beperking van verwerking;
• dataportabiliteit;
• bezwaar.

Verzoeken lopen via de organisatie die WeAssist gebruikt (de verwerkingsverantwoordelijke).

14. Klachten

Indien je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen

WeAssist behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.

---

Cookieverklaring – WeAssist

Laatst bijgewerkt: februari 2026

1. Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij het bezoeken van onze website op je apparaat worden geplaatst.

2. Welke cookies gebruiken wij?

Functionele cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website en de basisbeveiliging. Voor deze cookies is geen toestemming vereist.

Analytische cookies

WeAssist kan beperkte analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Deze gegevens worden waar mogelijk geanonimiseerd verwerkt.

3. Geen trackingcookies

WeAssist gebruikt geen marketing- of trackingcookies en volgt bezoekers niet over meerdere websites.

4. Cookies beheren

Je kunt cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Houd er rekening mee dat de website mogelijk minder goed functioneert.

5. Wijzigingen

WeAssist kan deze cookieverklaring aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.